La Importancia de Solicitar Nombre, Seguro Social o ITIN y Dirección al Contratar Personal

Cuando contratas a una persona para servicios profesionales y no es tu empleado (no recibe una Forma W-2), debes reunir ciertos datos básicos: nombre, número de Seguro Social o ITIN, dirección y complementarlo con el valor del  monto total pagado en el año. Estos datos son fundamentales para emitir la Forma 1099-NEC al comienzo del próximo año fiscal, cumplir con el IRS y reducir tu responsabilidad fiscal (tax liability) en tu declaración de impuestos. En otras palabras, para poder reducir de tus impuestos lo que has pagado por servicios a una persona  debes darle una forma 1099-NEC, que a su vez esta persona utilizara para declarar sus impuestos.

1. La forma 1099-NEC y la obligación de reportar pagos

Si en el transcurso del año pagas $600 o más a un contratista independiente, debes entregarle una Forma 1099-NEC al contratista proveedor de servicios y al IRS. Para hacerlo correctamente, necesitas contar con el nombre legal, dirección y TIN válido (SSN o ITIN). Esto no solo cumple con la normativa, sino que también reduce el riesgo de auditorias y multas.

2. La forma W-9: herramienta clave para recopilar la información

El IRS recomienda solicitar a cada contratista una Forma W-9 antes de realizar el primer pago.Este documento contiene el nombre legal, dirección y TIN, y sirve como base para preparar la Forma 1099-NEC. Guardar las W-9 en tus registros es una de las mejores prácticas para demostrar cumplimiento con la norma.

3. Evita sanciones y la retención de dinero “backup withholding”

Si no cuentas con un TIN válido de tu contratista proveedor de servicios , el IRS puede exigirte que retengas parte del valor a pagar , conocido como backup withholding, es decir, retener el 24% de los futuros pagos. Además, podrías recibir avisos CP2100 del IRS y enfrentar sanciones. Solicitar y verificar la información desde el inicio evita problemas y gastos innecesarios.

4. Diferencia entre empleado y contratista independiente

Es clave distinguir entre un empleado (W-2) y un contratista (1099-NEC). El IRS sugiere evaluar factores como:

Quién controla el trabajo y cómo se hace.

Quién asume los gastos y herramientas.

La relación contractual entre las partes.

Clasificar incorrectamente a un proveedor de servicios puede generar deudas en impuestos por nómina, penalidades y multas.

5. La manera mas conveniente para aumentar las  deducciones y reducir la responsabilidad fiscal

Emitir correctamente una Forma 1099-NEC no solo cumple con el IRS, sino que también fortalece tu posición al reclamar deducciones a las que tienes derecho. Conservar contratos, formas W-9, registros de pagos y los formularios presentados respalda tus deducciones en gastos de negocio, lo que ayuda a reducir tu responsabilidad fiscal, dicho de otra manera pagaras menos impuestos.

Lista práctica para personas o negocios que contraten servicios

• Solicita un Form W-9 firmado antes del primer pago.

• Verifica que el TIN sea válido (SSN o ITIN).

• Guarda contrato y comprobantes de pago.

• Emite el Form 1099-NEC si  pagas en el año  mas de $600.

• Inicia retención (backup withholding) si no te proporcionan TIN válido.

Conclusión

Recolectar información básica como nombre, SSN/ITIN, dirección y total pagado no es un simple trámite, sino una práctica esencial para cumplir con la normativa del IRS, emitir 1099-NEC correctamente te protégé a ti a a tu  tu negocio reduciendo tu responsabilidad fiscal y te beneficias de las deducciones tributarias a que tienes derecho.

En Professional Taxes LLC podemos asesorarte en todo el proceso, desde la emisión de formularios hasta la planificación tributaria para tu empresa o negocio.

Fuentes consultadas

IRS — Reporting payments to independent contractors (Form 1099-NEC overview). Internal Revenue Service

IRS — About Form 1099-NEC, Nonemployee Compensation. Internal Revenue Service

IRS — Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification (and Instructions for the requester). Internal Revenue Service+1

IRS — Backup withholding (Topic No. 307) and CP2100/CP2100A notices. Internal Revenue Service+1

IRS — Independent contractor (self-employed) or employee? guidance (common law rules).